Aftrek van btw bij onjuiste of kwijtgeraakte facturen

De Belastingdienst stelt als belangrijke voorwaarde voor de uitoefening van het aftrekrecht van btw dat de ondernemer beschikt over een aan hem uitgereikte factuur die op voorgeschreven wijze is opgemaakt. Bij een belastingcontrole kan het recht op aftrek worden geweigerd indien de facturen niet bewaard zijn of indien de facturen fouten bevatten. De Belastingdienst mag echter niet altijd het recht op aftrek weigeren bij gebreken in facturen of indien facturen zijn kwijtgeraakt. SVZ advocaten is gespecialiseerd in het fiscaal recht en staat regelmatig ondernemers bij als het aankomt op bezwaar- of beroepsprocedures en/of onderhandelingen met de Belastingdienst over het recht op aftrek van btw bij onjuiste of kwijtgeraakte facturen.

Het uitgangspunt is dat een ondernemer die goederen levert of diensten verricht hierover btw berekend. Een deel van de benodigde goederen of diensten wordt vaak elders ingekocht. De leveranciers berekenen op hun beurt ook btw aan de ondernemer en deze btw wordt in de belastingaangifte in aftrek gebracht. Voor het recht op aftrek moet de ondernemer conform artikel 15 Wet OB 1968 over een juiste factuur beschikken. Indien de factuur ontbreekt of niet geheel juist is, dient allereerst onderzocht te worden of wel voldaan is aan de materiële voorwaarden voor het recht op aftrek van btw.

Materiële vereisten recht op aftrek van btw

De materiële vereisten voor het bestaan van het recht op aftrek van btw zijn als volgt:

• De goederenlevering of diensten zijn daadwerkelijk door een andere btw-ondernemer verricht;
• De afnemer is een btw-ondernemer; en
• De afnemer gebruikt deze goederen/diensten voor btw-belaste handelingen.

Allereest is aldus van belang dat zowel de leverancier als de afnemer als ondernemer kan worden aangemerkt, volgens de voorwaarden van de Wet OB 1968. Er is vrij snel sprake van een ondernemer voor de omzetbelasting. Een ondernemer is een ieder die een bedrijf zelfstandig uitoefent, volgens artikel 7 Wet OB 1968. Daarbij moet met enige duurzaamheid prestaties in het economische verkeer worden verricht. Het is niet van belang wat het oogmerk of het resultaat is van de ondernemer.

Uiteraard dient verder voldoende aannemelijk te zijn dat daadwerkelijk diensten of leveringen zijn verricht in het kader van btw-belaste handelingen.

Indien kan worden aangetoond dat voldaan is aan de materiële voorwaarden voor de aftrek van btw, mag de Belastingdienst de aftrek van btw niet zonder meer weigeren. Dit blijkt uit de rechtspraak van het Hof van Justitie (o.a. HvJ EU 15 september 2016 zaak C-516/14).

Als de Belastingdienst van mening is dat de ondernemer geen recht heeft op aftrek van de voorbelasting, dan kan zij een naheffingsaanslag opleggen. In de bezwaarprocedure die daarop volgt, is het aan de ondernemer om te bewijzen dat hij, in ieder geval in materiële zin, wel recht heeft op aftrek van omzetbelasting. De ondernemer kan hiervoor verschillende documenten overleggen om aan te tonen dat er wel is voldaan aan de materiële voorwaarden. Zo kunnen offertes, correspondentie en bijvoorbeeld een pakbon al goede aanwijzingen geven. SVZ advocaten adviseert u graag bij geschillen met de Belastingdienst over de aftrek van btw.

Formele vereisten aftrek van btw

Naast de materiële voorwaarden gelden er ook formele voorwaarden voor het recht op aftrek van de voorbelasting. Deze formele voorwaarden hebben betrekking op de factuur. De ontvangen factuur moet voldoen aan de eisen die artikel 35a Wet OB 1968 hieraan stelt, zoals:

• De datum van uitreiking van de factuur;
• Een factuurnummer;
• Het btw-identificatienummer waaronder de ondernemer de goederenlevering of de diensten heeft verricht;
• Het btw-identificatienummer van de afnemer waaronder hij een goederenlevering of een dienst heeft afgenomen waarvoor hij tot voldoening van de belasting is gehouden;
• De volledige naam en het volledige adres van zowel ondernemer als afnemer;
• De hoeveelheid en de aard van de geleverde goederen of de omvang en de aard van de verrichte diensten;
• De datum waarop de goederenlevering of dienst heeft plaatsgevonden of voltooid is;
• Het toegepaste tarief van de belasting;
• Het te betalen bedrag van de belasting.

Toch btw aftrek mogelijk bij gebrekkige facturen?

Kleine gebreken in facturen leiden niet snel tot grote problemen. Als bijvoorbeeld de naam van de ondernemer verkeerd is gespeld, maar deze ondernemer nog wel geïdentificeerd kan worden, dan kan het recht op aftrek van btw in beginsel niet geweigerd worden. Ook grotere gebreken, zoals een vage omschrijving van de geleverde goederen of diensten, leiden niet per definitie tot weigering van de btw-aftrek. Uit de jurisprudentie van het Hof van Justitie van de Europese Unie volgt dat het recht op btw-aftrek niet mag worden geweigerd als de factuur gebrekkig is, als wel is voldaan aan de materiële eisen. In veel gevallen kan met het juiste verweer alsnog het recht op aftrek van btw worden geëffectueerd.

In het besluit van 6 december 2014, nr. BLKB2014/704M, V-N 2015/7.16 (met wijziging BLKB2017/7366) komt het uitgangspunt naar voren dat indien wordt voldaan aan de materiële voorwaarden het recht op aftrek niet mag worden geweigerd.  In dit besluit is de volgende goedkeuring opgenomen.

Goedkeuring

Ik keur onder voorwaarden goed dat de aftrek van btw is toegestaan als die btw is vermeld op een factuur die niet volledig aan de wettelijke eisen voldoet, maar alleen als het lichte gebreken betreft. Er is sprake van een licht gebrek als de inspecteur, op basis van de (gegevens op de) factuur constateert dat, ondanks het gebrek op de factuur, voldaan wordt aan de materiële voorwaarden voor de aftrek.

De goedkeuring geldt niet als:

• degene die de factuur heeft uitgereikt de daarop vermelde btw of enige andere in verband met de prestatie verschuldigde belasting geheel of gedeeltelijk niet heeft voldaan, terwijl degene die de factuur heeft ontvangen dat wist of redelijkerwijze moest vermoeden en daarvan direct profijt heeft gehad dan wel invloed heeft gehad op het fiscaal laakbare handelen van degene die de factuur heeft uitgereikt; of
• het geheel van feiten en omstandigheden de conclusie rechtvaardigt dat doel en strekking van de desbetreffende wettelijke bepalingen zou worden miskend als de aftrek van de btw zou worden toegestaan.

Over de toepassing van dit besluit in specifieke gevallen kunnen geschillen ontstaan met de Belastingdienst. De Belastingdienst zal al snel het standpunt innemen dat onvoldoende zorgvuldigheid is betracht en dat facturen niet goed zijn gecontroleerd. Op grond van de jurisprudentie van het Hof van Justitie kan tegen dergelijke standpunten in een aantal gevallen met succes bezwaar worden gemaakt. Daarbij is het mede van belang om de Belastingdienst zoveel mogelijk aanvullende informatie te verstrekken. Neem voor meer informatie geheel vrijblijvend contact op met SVZ advocaten uit Haarlem.

Correctie gebrekkige factuur en aftrek btw

Als een factuur gebrekkig is en dus niet aan deze vereisten voldoet, dan kan de Belastingdienst de btw-aftrek weigeren en een naheffingsaanslag sturen. Voorzichtigheid en oplettendheid is dus geboden. Als er een fout wordt ontdekt, is het verstandig dit te melden bij de leverancier. De leverancier kan de factuur terugnemen en een nieuwe factuur uitreiken die wel aan alle vereisten voldoet voor de aftrek van btw. De leverancier is immers ook verplicht een juiste factuur uit te reiken. De leverancier kan de factuur daarnaast corrigeren door middel van een creditfactuur. Deze factuur moet wel nadrukkelijk verwijzen naar de originele factuur door het factuurnummer te vermelden. Van belang hierbij is dat de ondernemer de factuur niet betaald totdat een juiste factuur is uitgereikt. Dit zorgt ervoor dat de leverancier sneller een correcte factuur aanbiedt.

Gebreken in facturen? Vraag om correctie en doe onderzoek!

Indien de leverancier de btw die op de factuur is aangegeven niet aangeeft in de belastingaangifte en/of betaald aan de Belastingdienst, loopt de ondernemer een zeer groot risico indien de door hem ontvangen facturen gebreken bevatten. Indien de Belastingdienst aannemelijk kan maken dat de ondernemer heeft kunnen of zelfs moeten vermoeden dat de leverancier de btw niet zou voldoen aan de Belastingdienst, kan dat een reden zijn om alsnog het recht op aftrek van btw te weigeren. De ondernemer die een factuur ontvangt, moet daarom altijd alert blijven op de juistheid daarvan. Is er een verkeerd adres op de factuur vermeld of klopt de omschrijving van het geleverde goed niet, dan adviseren wij ondernemers om altijd contact op te nemen met de leverancier om hem te verzoeken een nieuwe, correcte factuur uit te reiken. Als het btw-identificatienummer ontbreekt op de factuur, adviseren wij verder dat de ondernemer enig onderzoek doet naar deze leverancier/contractuele wederpartij. Is deze partij wel als ondernemer ingeschreven, heeft deze ondernemer een btw-nummer en is hij betrouwbaar?

Ondernemers te goeder trouw ondanks gebreken in facturen

Een ondernemer heeft een bepaalde zorgplicht om ervoor te zorgen dat transacties geen onderdeel vormen van een fraudeketen. In het geval van fraude of misbruik van recht wordt de btw-aftrek logischerwijs wel geweigerd. De praktijk is echter vaak anders dan de theorie en veel ondernemers zijn volledig te goeder trouw. Juiste voor de belangen van deze ondernemers wenst SVZ advocaten op te komen.

Ook als de leverancier de btw niet of niet geheel voldoet aan de Belastingdienst kan de btw-aftrek bij de ondernemer worden geweigerd. Dit is het geval als de ondernemer die de factuur ontvangt dit wist of redelijkerwijs moest vermoeden en daar profijt van heeft gehad. Er kan dan immers sprake zijn van fraude. Goedbedoelende ondernemers kunnen te maken krijgen met hoge naheffingsaanslagen en hoogoplopende geschillen met de Belastingdienst. Voorkomen is natuurlijk beter dan genezen. Indien u echter toch te maken krijgt met een geschil met de Belastingdienst over de aftrek van btw kunt u contact opnemen met SVZ advocaten. Wij staan u graag terzijde bij het voeren van procedures en/of het bereiken van een schikking met de Belastingdienst. In een aantal gevallen kunt u daarnaast wellicht uw schade civielrechtelijk verhalen op de leverancier. Ook daarover kan SVZ advocaten u nader adviseren.

Factuur kwijt en aftrek van btw

Het verliezen/kwijtraken van facturen brengt grote financiële gevolgen met zich mee. Dit geldt voor omzetbelasting maar ook voor andere belastingen. Het eerste advies is dan ook om een goede administratie bij te houden en facturen goed te bewaren. Indien toch facturen zijn kwijtgeraakt kan de Belastingdienst het recht op aftrek van btw in beginsel weigeren. Het Hof van Justitie geeft nog wel enige mogelijkheden. Als een ondernemer de originele factuur kwijt is, dan kan hij met andere middelen bewijzen dat de handeling waarop het verzoek om btw-aftrek betrekking heeft, daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Denk hierbij aan kopieën van de facturen, pakbonnen, bankafschriften, namen van leveranciers etc. SVZ advocaten kan u bijstaan bij het samenstellen van een dossier waarmee alsnog het recht op aftrek van btw kan worden geclaimd.

Als de facturen verloren zijn gegaan door bijvoorbeeld brand of diefstal, moet de ondernemer een back-up of kopieën van de administratie kunnen laten zien om alsnog de btw te mogen aftrekken. Als de ondernemer dat niet kan aantonen, komt dit in algemene zin voor rekening en risico van de ondernemer. Van hem wordt verwacht dat hij voorzichtig omgaat met zijn administratie. SVZ advocaten adviseert u graag over het behouden van het recht op aftrek van btw nadat u een deel van de facturen bent kwijtgeraakt.

Fiscaal advocaat bij weigering aftrek btw Belastingdienst

De geschillen/discussies met de Belastingdienst over de aftrek van btw bij foutieve of ontbrekende facturen zijn niet eenvoudig. Mocht u een naheffingsaanslag ontvangen waarbij de btw-aftrek wordt geweigerd, dan kunnen wij u bijstaan bij de te nemen stappen. Wij kunnen u adviseren over uw juridische/fiscale positie en een bezwaarschrift of beroepschrift voor u opstellen.