Incasso debiteuren: let op voorwaarden veertiendagenbrief

Een ondernemer die consumenten als klant heeft, dient rekening te houden met een aantal regels bij het incasseren van debiteuren. Allereerst dient de ondernemer de consument een aanmaning te sturen zonder bijkomende kosten. Als de consument dan nog niet heeft betaald, kunt u ook incassokosten vorderen. Dit kan middels de zogenaamde veertiendagenbrief. Hier zijn nog wel een aantal voorwaarden aan verbonden waar goed op moet worden gelet.

Ook kan het voorkomen dat een klant ondernemer is en een openstaande factuur niet heeft betaald. In dat geval gelden minder strenge voorwaarden en kunnen eerder incassokosten in rekening worden gebracht.

Schuldenaar is consument

Het versturen van een veertiendagenbrief is verplicht indien u incassokosten wilt vorderen van een consument. Dit is ter bescherming van de consument. Hij moet vooraf gewaarschuwd worden voor de incassokosten zodat hij niet voor onverwacht hoge kosten komt te staan. Deze waarschuwing wordt ook wel de veertiendagenbrief genoemd.

Termijn van 14 dagen na ontvangst van de brief

In de brief sommeert u de consument om het openstaande factuurbedrag te voldoen binnen 14 dagen. Let op: deze termijn van 14 dagen gaat pas lopen na ontvangst van de brief door de consument (en dus niet na dagtekening van de brief). Houd hier dus rekening mee. Het is van belang dat u duidelijk aangeeft dat de consument de volle termijn van 14 dagen heeft om alsnog de factuur te betalen. Een bepaling van de volgende strekking is dus niet correct:

“Betaling dienen we uiterlijk binnen 14 dagen na heden/na dagtekening te hebben ontvangen.”

Het is overigens niet zo dat het afwachten van de juiste termijn de foutieve brief kan herstellen. Een volgende brief sturen met een korte, extra betalingstermijn repareert de te korte termijn ook niet. Een onjuiste brief kan alleen hersteld worden door alsnog een juiste veertiendagenbrief te sturen. Dit kan er toe leiden dat in een incassoprocedure door de rechter geen incassokosten worden toegewezen.

Duidelijk en correct is bijvoorbeeld: “Incassokosten worden verschuldigd indien niet is betaald binnen 14 dagen vanaf de dag nadat deze brief bij u is bezorgd”.

Het moment van ontvangst van de brief door de consument lijkt onduidelijk. U weet per gewone post immers nooit zeker wanneer de brief bezorgd is. Op basis van de jurisprudentie wordt er vanuit gegaan dat de post op de tweede dag na verzending is bezorgd. Zondagen, maandagen en officiële feestdagen worden hierbij uiteraard niet meegerekend.

Het is lastig om te bewijzen wanneer de termijn van 14 dagen is aangevangen. Aangetekende post met bevestiging van ontvangst, levert dit bewijs wel maar kan in verhouding kostbaar zijn. Het is daarom verstandig om de veertiendagenbrief ook per mail te versturen met een ontvangstbevestiging.

Welke incassokosten mogen in rekening worden gebracht?

In de 14 dagen brief moet de hoofdsom worden vermeld en het exacte bedrag van incassokosten. Een schatting van de incassokosten of het benoemen dat de consument bij niet tijdige betaling incassokosten is verschuldigd, is niet geldig. In dat geval hoeft de consument geen incassokosten te betalen. De incassokosten kunt u zelf eenvoudig berekenen aan de hand van de wettelijke staffel buitengerechtelijke incassokosten uit de Wet Incassokosten (WIK).

Hoofdsom tot en met Toepasselijk percentage Maximum
€ 2.500 15% over de hoofdsom € 375 (minimaal € 40)
€ 5.000 € 375 + 10% over (hoofdsom – € 2.500 € 625
€ 10.000 € 625 + 5% over (hoofdsom – € 5.000) € 875
€ 200.000 € 875 + 1% over (hoofdsom – € 10.000) € 2.775
Boven de € 200.000 € 2.775 + 0,5% over (hoofdsom – € 200.000) € 6.775

In bepaalde gevallen mag over de incassokosten btw berekend worden. De btw mag alleen in rekening worden gebracht als aan de volgende voorwaarden is voldaan:

  1. De schuldeiser heeft de vordering uit handen gegeven; en
  2. De schuldeiser is niet btw-plichtig en kan de verschuldigde btw aan het incassobureau of deurwaarder niet verrekenen.

Als de schuldeiser een verhuurder, bank, verzekeringsmaatschappij, een medisch beroep heeft, een onderwijsinstelling is of als het de overheid betreft, dan mag er wel btw berekend worden aangezien.

Neem contact op met SVZ advocaten om uw debiteurenbeheer te professionaliseren. Zo kunnen wij de door u gebruikte brieven controleren en kunnen we u bijstaan indien het aankomt op het starten van een procedure bij de kantonrechter of rechtbank.

Vordering incasseren op bedrijf/onderneming

De veertiendagenbrief geldt niet als harde eis voor bedrijven die niet of te laat betalen. In artikel 6:96 lid 4 BW is namelijk geregeld dat buitengerechtelijke incassokosten direct zijn verschuldigd vanaf de dag nadat de betalingstermijn van de factuur is verlopen en deze niet is betaald. De praktijk leert dat geen enkele crediteur deze bepaling daadwerkelijk zo nauw neemt. Vaak wordt alsnog een veertiendagenbrief verstuurd.

Er is wel een uitzondering op deze regel, namelijk de ‘reflexwerking’. Dit houdt in dat zeer kleine ondernemers, zoals eenmanszaken, onder bepaalde omstandigheden kunnen worden beschouwd als consumenten. De kleine ondernemers kunnen een beroep doen op de bescherming die de veertiendagenbrief aan consumenten biedt. In dat geval dient er wel een veertiendagenbrief te worden verstuurd om de buitengerechtelijke incassokosten te vorderen. Wij adviseren daarom om ook aan kleine ondernemers een veertiendagen brief te versturen.

Voor zakelijke klanten bent u dus niet gebonden aan de Wet Incassokosten (WIK) zoals bij consumenten. U mag ook meer incassokosten berekenen dan wettelijk is aangegeven. Voorwaarde hiervoor is dat dit duidelijk is overeengekomen tussen u en de andere onderneming. Bovendien moet het bedrag ook redelijk zijn. Als het bedrag niet redelijk is, of als er niets over is afgesproken, dan gelden automatisch de regels van de WIK. SVZ advocaten kan u bijstaan bij het opstellen van goede overeenkomsten, algemene voorwaarden waarin afspraken zijn vastgelegd over betalingstermijnen en incassokosten. Indien het aankomt op een de incasso kunnen wij u bijstaan en adviseren.

 

 

 

 

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *